Nel protocollo operativo sono definite e formalizzate le modalità con cui i dati prodotti dai singoli registri vengono conferiti alla banca dati.
Sono definiti dunque sia il formato che i campi dei record trasmessi devono rispettare, che i controlli formali che devono essere effettuati prima dell’invio.
Le modalità, invece, con cui i dati di incidenza , mortalità e popolazione devono essere trasmessi all'IRST (Istituto Scientifico Romagnolo per lo Studio e la Cura dei Tumori) , attuale sede della banca dati AIRTUM, sono descritte nell'apposito documento "Procedura invio Dati" .